Ordene kommer fra USA’s 34. præsident, Dwight D. Eisenhower. Det er ham, Eisenhowermodellen er opkaldt efter. Modellen hjælper med at finde ud af, hvilke opgaver der skal prioriteres, og hvilke der skal helt ud.
Modellen går i sin enkelhed ud på, at du skal sortere dine opgaver i 4 kategorier, alt efter om opgaven er vigtig og om den haster.
I modellen her har jeg valgt at bruge betegnelsen A, B C og D opgaver.
A - VIGTIGT OG HASTER
Der kan være stor forskel på, om en opgave haster eller er vigtig. I det første felt i modellen har vi de opgaver, som er både vigtige og som samtidig haster.
Denne type opgave kan fx være et vigtigt dokument, som du skal have sendt til en kunde, eller en stor kontrakt, der skal sendes videre. Lav disse opgaver med det samme, så får du de vigtigste og mest presserende opgaver ud af verden samme dag.
A opgaver kaldes også nødvendigheden.
B - VIGTIGT, MEN HASTER IKKE
I modellens andet felt har vi de opgaver, som er vigtige, men som ikke haster eller haster mindre end dem i kategorien ved siden af. Tricket her er, at du skal planlægge opgaverne, før de bliver til opgaver, der pludselig haster.
Planlæg, hvornår opgaverne skal laves inden for den nærmeste fremtid. På den måde får du overblik over alle arbejdsopgaver, og du undgår at blive stresset eller taget på sengen.
B opgaver kaldes også produktivitet og balance.
C - IKKE VIGTIGT, MEN HASTER
Denne kategori er de opgaver, som ikke er vigtige, men som til gengæld haster. Det kan være et opkald, hvor nogle beder dig om en tjeneste, der haster, men som ikke er vigtig for dig eller din virksomhed. Her kan du enten hurtigt forklare, hvordan personen selv løser opgaven, eller du kan sende den videre. Uddelegér opgaven og brug din tid på de vigtige opgaver.C opgaver kaldes også selvbedraget.
D - IKKE VIGTIGT OG HASTER IKKE
Her ligger ligegyldige opgaver. Det er opgaver, som hverken er vigtige eller haster. Der er ingen grund til at bruge tiden på disse opgaver, så få dem af vejen. Det er opgaver, der spilder din tid, som hvis du fx surfer på internettet uden grund, kommer til at tjekke din telefon lidt for ofte eller bliver distraheret af diverse notifikationer på din telefon.
Ved at få fokus på, hvor meget tid vi bruger på disse opgaver, bliver vi bedre til at rydde dem af vejen.
D opgaver kaldes også spild og overflod. Og vi bør max bruge 5% af vores tid på disse opgaver.
PLANLÆG OG PRIORITER
Jo mere tid, du bruger på B-opgaver, des større kvalitet får du.
Find ”dit tidspunkt” på dagen, hvor du arbejder bedst. Læg B opgaverne i din kalender på det tidspunkt.
Bruger du outlook er det meget nemt at bruges outlooks indbyggede opgavefunktion. Jeg plejer at inddele mine opgaver i outloot efter kategorierne A, B, C og D opgaver, så er det meget let at holde overblik over de forskellige opgaver.
Prioriteringen handler også om bevidsthed om, hvordan vi bruger vores tid.
Brug en time om ugen, hvor du planlægger en uge frem. Så hjælper du dig selv med at bruge tiden på det som er vigtigst for dig.
HUSK ALLE DINE ROLLER I LIVET
Når du planlægger din tid, så husk at du har mange roller i livet. Roller kan være
Ven/veninde
Medarbejder
Mentor
Frivillig
Forælder
Leder/chef
Find selv på flere…
Når du planlægger din uge, så husk at prioritere de roller, som er vigtige for dig.